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Ab dem 1. Januar 2027 stellen wir den Rechnungsversand schrittweise auf das moderne ZUGFeRD-Format um. Hier erfahren Sie alles Wichtige zu den rechtlichen Neuerungen, technischen Details und was sich für Sie ändert.
FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnung
Allgemeines zur E-Rechnung
1. Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format. Dadurch können geeignete Buchhaltungs- oder ERP-Systeme die Daten automatisch auslesen und verarbeiten. Eine einfache PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten ist keine E-Rechnung. Die VR Smart Finanz verwendet das ZUGFeRD-Format: Es verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit eingebetteten XML-Daten.
2. Warum stellt VR Smart Finanz auf E-Rechnungen um?
Die VR Smart Finanz setzt mit der Umstellung die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen um und digitalisiert den Rechnungsversand.
3. Ab wann erfolgt die Umstellung?
VR Smart Finanz plant, die betroffenen Rechnungen und Gutschriften ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung zu versenden. Gesetzlich konnten Rechnungsaussteller in den Jahren 2025 und 2026 unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen, etwa Papier- oder einfache PDF-Rechnungen, verwenden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt diese Möglichkeit nur noch für Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat; für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist für die gesetzlich erfassten inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich eine E-Rechnung auszustellen. Inländische Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können.
4. Wen betrifft die E-Rechnungspflicht und welche Ausnahmen gibt es?
Die Pflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen über steuerpflichtige Leistungen zwischen Unternehmen, wenn Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger im Inland ansässig sind. Privatkunden sind nicht betroffen. Ausnahmen gelten insbesondere für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Für bestehende Dauerschuldverhältnisse gilt: Eine vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung ausgestellte Dauerrechnung muss daher nicht zusätzlich als E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Rechnungsangaben nicht ändern.
Rechnungsempfang und technische Verarbeitung
5. Was ändert sich für mich?
Betroffene Rechnungen und Gutschriften der VR Smart Finanz werden künftig per E-Mail als ZUGFeRD-Datei an Sie übermittelt. Die Datei bleibt als PDF lesbar und enthält zusätzlich strukturierte Daten für die elektronische Verarbeitung.
6. Welches Format verwendet die VR Smart Finanz?
VR Smart Finanz verwendet ZUGFeRD EN 16931 in der Version 2.5.2. Das Format verbindet eine lesbare PDF-Darstellung mit strukturierten XML-Daten.
7. Benötige ich besondere Software?
Für das Öffnen und Lesen der PDF-Darstellung benötigen Sie grundsätzlich nur eine geeignete PDF-Anwendung. Eine automatisierte Verarbeitung ist nicht verpflichtend. Wenn Sie die strukturierten Rechnungsdaten automatisch verarbeiten möchten, sollte Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software das von VR Smart Finanz eingesetzte ZUGFeRD-Format unterstützen. Die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Rechnungen bleiben unberührt.
E-Mail-Adresse und Kontaktdaten
8. Muss ich etwas tun?
Wenn Ihre bei VR Smart Finanz hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse weiterhin verwendet werden soll und Sie keine separate E-Rechnungsadresse wünschen, ist aufgrund der allgemeinen Kundeninformation keine Rückmeldung erforderlich.
9. Was passiert, wenn keine geeignete E-Mail-Adresse hinterlegt ist oder ich nicht weiß, welche E-Mail-Adresse hinterlegt ist?
Kontaktieren Sie gerne unseren Kundenservice. Im Telefonat wird ausschließlich eine E-Mail-Adresse erfragt, an die wir das Formular zur Kontaktdatenaktualisierung senden können. Ihre verbindliche Rechnungs- oder E-Rechnungsadresse teilen Sie uns anschließend über ein dafür vorgesehenes Formular mit.
10. Kann ich eine separate E-Rechnungsadresse hinterlegen?
Ja. Sie können beispielsweise ein Postfach Ihrer Buchhaltung als separate Adresse für den Empfang von E-Rechnungen angeben. Nutzen Sie hierfür das Formular zur Kontaktdatenaktualisierung. Die separate E-Rechnungsadresse ist ein Service der VR Smart Finanz und keine gesetzliche Pflicht. Entscheidend ist, dass eine geeignete elektronische Empfangsmöglichkeit zur Verfügung steht.
11. Wie ändere ich meine Rechnungs-E-Mail-Adresse?
Wenden Sie sich an unseren Kundenservice. Sie erhalten ein Formular zur Kontaktdatenaktualisierung, in dem Sie Ihre gewünschte Rechnungs-E-Mail-Adresse und gegebenenfalls eine separate E-Rechnungsadresse angeben können. Senden Sie das vollständig ausgefüllte Formular über den darin beschriebenen Rückmeldeweg zurück. Eine telefonische Mitteilung allein führt nicht zur Änderung Ihrer Rechnungs- oder E-Rechnungsadresse.
12. Was passiert, wenn ich das Formular nicht zurücksende?
Ohne ein vollständig ausgefülltes und zurückgesendetes Formular kann die VR Smart Finanz keine neue oder separate E-Rechnungsadresse in den Stammdaten hinterlegen. Liegt keine geeignete Empfangsadresse vor, kann sich die elektronische Zustellung verzögern und damit die rechtlichen Anforderungen.
Sonderfälle und Unterstützung
13. Kann ich die E-Rechnung ablehnen oder weiterhin Papierrechnungen erhalten?
Die VR Smart Finanz plant, die betroffenen Rechnungen und Gutschriften ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung zu versenden. Soweit für einen Umsatz gesetzlich eine E-Rechnung auszustellen ist, ist Ihre Zustimmung zur elektronischen Übermittlung nicht erforderlich. Ein Anspruch auf eine Papierrechnung besteht in diesen Fällen grundsätzlich nicht. Besondere gesetzliche oder vertragliche Ausnahmefälle prüfen wir im Einzelfall.
14. Was mache ich, wenn ich keine Rechnung erhalten habe?
Prüfen Sie zunächst Ihr E-Mail-Postfach einschließlich des Spam-Ordners. Ist die Rechnung weiterhin nicht auffindbar, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Halten Sie Ihre Kundennummer und die Angaben zur betroffenen Rechnung bereit, damit wir Ihr Anliegen zuordnen und den Versand prüfen können.
15. An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Bei Fragen zur Umstellung, zum Formular oder zum Rechnungsempfang unterstützt Sie unser Kundenservice.
Rechtsgrundlagen und weiterführende Informationen
Weiterführende rechtliche Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie auf der offiziellen Website des Bundesministeriums der Finanzen.